Verwendung unserer Fahrzeuge

Einigung über Besitzstand, Unterhalt und Verwendung von Fahrzeugen zwischen Team und Förderverein.

Zu diesem Zweck werden die Fahrzeuge in drei Kategorien eingeteilt:

  1. Fahrzeug der aktuellen Saison, das im Besitz des Teams ist und vom Team gepflegt wird
  2. Lehrfahrzeug, das im Besitz des Fördervereins ist und von diesem unterhalten wird
  3. Altfahrzeug, das im Besitz des Teams ist und dessen Teile größenteils weiterverwendet werden dürfen

Der Übergang eines Fahrzeugs von einem aktuellen Fahrzeug zu einem Lehrfahrzeug oder Altfahrzeug findet zum Abschluss der Folgesaison statt. Ziel ist die Anerkennung als Lehrfahrzeug durch die Fahrzeugversammlung. Der Übergang wird in einer Zeremonie gefeiert.

Folgende Kriterien gelten für die Anerkennung eines Fahrzeuges als Lehrfahrzeug:

  1. alle vom Team während der Saison genutzten Fahrzeuge sind in einem fahrfertigen Zustand bzw. im gleichen Zustand wie vor der Nutzung,
  2. das Fahrzeug ist vollständig dokumentiert (siehe Dokumentation)
  3. das Fahrzeug ist fahrbereit (in der Lage halbe Endurance zu bestreiten) oder/und einem dem Verwendungszweck entsprechenden Zustand,
  4. die Saison dokumentiert ist, (siehe Dokumentation)
  5. der zukünftige Nutzen des Fahrzeugs vom Team anerkannt und schriftlich begründet ist,
  6. mehr als zwei Personen aus dem Förderverein (Fahrzeugpaten) genannt sind, die den fahrfertigen Zustand überwachen,
  7. die finanziellen Mittel zum Unterhalt des Lehrfahrzeuges gegeben sind (im Rahmen der Begründung kann hier angestrebt werden ein anderes Fahrzeug zu ersetzen, Entscheidung wird auf der Versammlung getroffen),
  8. die Fahrzeugversammlung dem Fahrzeug den Status eines Lehrfahrzeuges zuspricht.

Erhält ein Fahrzeug nach der Saison nicht den Status Lehrfahrzeug, ist es ein Altfahrzeug.

Fahrzeugversammlung

Die Fahrzeugversammlung findet auf Grund der Nähe zu den anstehenden Events, der regen Tätigkeit des Teams beim Bau des neuen Fahrzeugs und ausreichend zeitlichem Abstand zum Ende der vorangegangenen Saison im Juni stattfinden. Die Fahrzeugversammlung besitzt den Charakter einer Zeremonie. Sie besteht aus 50% Teammitgliedern und 50% Alumni und entscheidet über den Verbleib der Fahrzeuge. Bei Stimmgleichgewicht haben die Stimmen der 1.Vorsitzenden aus LRT (Team) und FöVe (Förderverein) doppeltes Gewicht. Sie trifft ihre Entscheidung nach Anhörung/Sichtung der Unterlagen. Soll ein anderes Lehrfahrzeug ersetzt werden, so sind die Fahrzeugpaten des zu verdrängenden Fahrzeugs anzuhören (ist kein Pate anwesend wird das Fahrzeug von einem Alumnus verteidigt).

Eingberufung

Die Einberufung wird zwei Wochen im vorraus entsprechend der Einladung zur Mitgliederversammlung des FöVe durchgeführt. Eingeladen werden Mitglieder des FöVe und des Teams. Es laden sowohl der Vorstand des Fördervereins als auch die aktuelle Teamleitung ein (dies darf in einem gemeinsamen Anschreiben geschehen)

Ablauf

  • Vorstellung der thematisierten Fahrzeuge
  • Vorstellung der Fahrzeugpaten und Diskussion (falls sich mehrere Gruppen gefunden haben)
  • Vorstellung der Dokumentation bzw. der erforderlichen Punkte zu Vergabe des neuen Fahrzeugstatus (von den Paten durchzuführen)
  • Kurze Erläuterung des Standes der anderen Fahrzeuge mit Diskussion zu kritischen Punkten
  • Zwischen jedem Punkt sollte ein Schnaps getrunken werden
  • Dokumentation der Versammlung
  • Protokoll

Dokumentation

Zum Ende einer Saison wird diese dokumentiert. Eine vollständige Dokumentation umfasst Schriftstücke die

  1. das Verbesserungspotential des Teams
  2. die Entstehung und das Verbesserungspotential des Fahrzeuges aufzeigen und eine
  3. Zusammenfassung (2x10x2 Dokument) der zehn wichtigsten Punke die
    1. am Fahrzeug/
    2. am Team zu verändern und
    3. am Fahrzeug/
    4. am Team beizubehalten sind.

Zudem wird eine Saisontafel gefertigt. Sie hat eine Größe von 500x500mm und besteht aus witterungsbeständigem Material. Auf ihr finden diese Dinge einen Platz

  1. das Jahr der Saison,
  2. ein wichtiges Teil des Fahrzeugs,
    1. eine kurze Beschreibung des Teils und seiner Bedeutung,
  3. die in der Saison bestrittenen Wettbewerbe und Ergebnisse sowie
  4. alle Beitragenden in drei Kategorien unterteilt:
    1. Unersetzlich
    2. Bedeutend
    3. Wichtig

Die Kosten der Tafel trägt das Team.

Lehrfahrzeuge

Alle Lehrfahrzeuge und dazugehörige Ersatzteile sind Eigentum des Fördervereins. Ihre Konservierung und die Stellplatzkosten werden aus Mitteln des Fördervereins beglichen. Die Höhe aller Unterhaltskosten beträgt maximal 10% der Mitgliedsbeiträge des FöVe (Höhe kann noch geändert werden). Sind die Kosten höher sorgen die Fahrzeugpaten für finanziellen Ausgleich. Die Fahrzeugpaten sind, durch die Vorstände, drei Monate vor der Zusammenkunft der Fahrzeugversammlung über die finanzielle Situation zu unterrichten. Eine E-Mail an die letzte unter www.fv-bs.de registrierte Adresse gilt als unterrichtet. Der berichtete Fehlbetrag ist bis zur Zusammenkunft der Fahrzeugversammlung auf dem Konto des Förderveriens zu verbuchen. Die Verteidigung des Fahrzeugs kann nur erfolgen, wenn kein Fehlbetrag verbucht ist. Kommt es zu einem Fehlbetrag wird dem Fahrzeug der Status eines Lehrfahrzeug entzogen. Die Entscheidung wird in der Fahrzeugversammlung getroffen. Sie ist endgültig.

Die Lehrfahrzeuge können vom LRT und dem Förderverein zu Lehrzwecken genutzt werden. Lehrzwecke sind:

  1. Ausstellen der Fahrzeuge
  2. 2. Bewegen der Fahrzeuge, um
    1. Vergleichsdaten zu sammeln
    2. Fahrer zu schulen
    3. Gönner zu binden
    4. Unterstützung von FS Wettbewerben beim Streckenaufbau

Alle Einsätze sind den Fahrzeugpaten zu melden (E-Mail an www.fv-bs.de bekannte Adresse). Wird das Fahrzeug bewegt, wird im Vorfeld die Zustimmung von wenigstens zwei Fahrzeugpaten benötigt. Die Fahrzeugpaten überprüfen nach besten Wissen und Gewissen die Tauglichkeit des Fahrzeugs und geben es frei.

Werden die Fahrzeuge zu anderen als Lehrzwecken bewegt, ist eine Spende von min. 100€ zum Erhalt des Fahrzeugs an den Förderverein gerne gesehen. Auch hier ist die Zustimmung der Paten ist erforderlich. Jede Nutzung und jede Reperatur wird im Logbuch des Fahrzeugs festgehalten.

Die Fahrzeuge werden fahrfertig, gereinigt und winterfest auf ihren Stellplätzen abgestellt. Die Nutzung wird im Fahrtenbuch vermerkt. Es ist dafür Sorge zu tragen, dass der Stellplatz nicht durch auslaufende Flüssigkeiten verschmutzt wird. Nach der Maßnahme nehmen die Paten den Fahrzeugzustand ab. Sind Maßnahmen am Fahrzeug notwendig, die eine sofortige, positive Abnahme des Fahrzeugzustandes verhindern, ist den Paten ein Zeitpunkt zur Abnahme zu nennen, der

  1. vor der Zusammenkunft der Fahrzeugverssammlung und
  2. maximal vier Wochen nach der Nutzung liegt.

Kosten für die Instandsetzung liegen beim Verursacher. Die Pauschale entbindet nicht von weiteren Pflichten.

Aktuelle Fahrzeuge

Das im Bau befindliche Fahrzeug für die aktuelle Saison ist im Teambesitz. Ebenso nach der Satzung des LRT das Fahrzeug der vorangegangen Saison, da dies ein Jahr lang nach dem ersten Event weiter als aktuelles Fahrzeug für Events genutzt werden kann. Zur nächsten folgenden Fahrzeugversammlung ist eine Dokumentation anzufertigen.

Altfahrzeuge

Alle Fahrzeuge, die nach einer Saison nicht den Status eines Lehrfahrzeugs erhalten, gelten als Altfahrzeuge und sind Eigentum des Teams der kommenden Saison. Es liegt im Ermessen des Teams wie mit dem Fahrzeug verfahren wird. Bei weiterer Nutzung von Komponenten ist zu berücksichtigen, welches Teil auf der Saisontafel zu platzieren ist. Dieses Teil darf nicht weiter genutzt werden. Der Verbleib der Teile eines Fahrzeugs wird in Fotos dokumentiert. (Siehe Zeremonie). Wie die Teile des Fahzeugs verwendet werden, liegt in der Verantwortung des Teams. Teile dürfen wiederverwendet, modifiziert und veräußert werden. Wird ein Teil in der Folgesaison nicht verwendet, wird es veräußert. Folgende Schritte werden dabei eingehalten:

  1. Freigabe des Teils durch das Team und FöVe (3 Wochen vorher informieren per Mail); Ziel ist eine Prüfung durchzuführen, ob es als Ersatzteil für Altfahrzeuge dienen kann oder gar durch Beschränkungen des Sponsorings nicht veräußert werden darf (z.B. Reifen)
  2. interner/ externer Bieterwettstreit

Das Team trifft die Entscheidung, welcher Weg gewählt wird. Die Gewinnmaximierung ist das Ziel. (Der Verbleib und die Veräußerung von Fahrzeugteilen und Gesamtfahrzeugen wird dokumentiert.)

Der Veräußerungsvorgang wird definiert sobald daran Bedarf besteht

Übergangsregelung

Übergangsregelung: Alle derzeitigen Fahrzeuge erhalten den Status eines Lehrfahrzeugs. Sie verlieren diesen Status jedoch, wenn bis zur ersten Fahrzeugversammlung eines folgender Kriterien nicht erfüllt ist:

  1. drei Fahrzeugpaten sind unter www.fv-bs.de registriert
  2. das Fahrzeug fahrbereit
  3. die Fahrzeugpaten nennen einen Termin an dem das Fahrzeug fahrfertig ist oder
    1. das Fahrzeug erfüllt einen Zweck zu dem es nicht fahrfertig sein muss. (Hierzu ist ein Bericht im Vorfeld der Fahrzeugversammlung zu verfassen)
  4. Die Finanzierung der Instandsetzung ist durch die Paten sicher gestellt.

Logbuch des Fahrzeugs

Das Logbuch des Fahrzeugs wird im Wiki auf der LRXX Seite gepflegt. Die Fahrzeugpaten kontrollieren die ordnungsgemäße Nutzung des Logbuchs. Es werden dort alle Einsätze des Fahrzeugs – auch Ausstellungen und Messen – eingetragen. Entdeckte Mängel sowie Reperaturen werden hier Dokumentiert.

Einzutragende Daten:

  • Art der Nutzung oder Tätigkeit (Ausstellung, Fahrertraining, Bauteiltest, Reperatur, Inspektion als Beispiele)
  • Tag der Übergabe und Rückgabe
  • Ort der Nutzung (kann bei Reperaturen oder Inspektionen an der Halle entfallen)
  • Undokumentierte defekte am Fahrzeug vor der Nutzung
  • Verwantwortliche Person
  • Entstandene Schäden bei der Nutzung

Fahrzeugpaten

Die Fahrzeugpaten sind für das jeweilige Fahrzeug unter https://www.fv-fs.de registriert. Sie überwachen und organisieren den Erhalt des ihnen unterstehenden Fahrzeugs. Außerdem fertigen sie für die Fahrzeugversammlung die benötigte Dokumentation an. Das Fahrtenbuch des Fahrzeugs im Wiki untersteht ebenfalls der Verantwortung der Paten.

Möchte ein Pate von seiner Aufgabe zurücktreten so können die anderen Paten interimsweise einen neuen Paten festlegen, der dann auf der nächsten Fahrzeugversammlung bestätigt werden kann. Findet sich kein Nachfolger und würde die Anzahl der Paten nach dem Rücktritt zu niedrig sein, so bleibt die Aufgabe bis zur nächsten Fahrzeugversammlung erhalten, da dort erst über den Status des Fahrzeugs entschieden werden kann.

Beschlossen am 08. Juni 2016, in der konstituierenden Fahrzeugversammlung.